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7 étapes pour adapter le plan de votre projet

Lorsque vous avez passé de longues heures à élaborer le plan de projet parfait, des obstacles inattendus en cours de route peuvent donner l’impression d’être une montagne. Découvrez comment les outils de la marque Post-it® peuvent vous aider à gérer ces changements et à garder votre équipe engagée tout en déterminant la meilleure voie à suivre.

Nous l’avons tous vécu. Vous établissez un plan détaillé qui identifie tous les jalons, toutes les réunions et tous les résultats principaux de votre projet. L’inévitable se produit ensuite : l’équipe doit composer avec une situation inattendue et le plan initial n’a plus de sens. Que faites-vous?

Changer de plan peut être renversant, mais cela ne doit nécessairement pas faire dérailler votre projet. Suivez les étapes ci-dessous pour adapter votre plan afin que votre équipe puisse continuer à travailler sans perdre de temps.

  1. Tout d’abord, rappelez-vous que le changement n’est pas toujours synonyme de désastre.
  2. Mettez-vous ensuite immédiatement au travail en impliquant votre équipe dans la création d’un nouveau plan. La participation de tous contribuera à faire en sorte que tous les membres de l’équipe resteront engagés et investis dans le projet, même en période de tumulte.
  1. Prenez du recul et examinez le plan initial en équipe.
  2. Évaluez l’avancement du projet et les parties du plan qui ont encore un sens, le cas échéant. Vous découvrirez peut-être que le plan est plus récupérable que vous ne le craigniez au départ.
  1. Disséquez le changement lui-même et détaillez son impact potentiel sur votre projet.
  2. Est-ce que cela provient de l’intérieur ou de l’extérieur de votre équipe? Était-ce un événement ponctuel ou devrez-vous planifier des récurrences futures?
  1. À l’aide des Tableaux à feuilles mobiles super collantes Post-it®, réfléchissez à différentes façons de réagir au changement.
  2. Résistez à la tentation d’utiliser la première solution ou la solution la plus simple qui se présente. Bien que cela puisse résoudre votre problème aujourd’hui, une solution rapide pourrait entraîner de nouveaux problèmes ultérieurement.
  1. Évaluez vos options en équipe.
  2. La modification va-t-elle changer les résultats du projet? Comment cela affectera-t-il le budget ou les ressources nécessaires? Est-ce que cela prolonge la durée du projet ou vous force à sacrifier la qualité? Une analyse FFPM effectuée avec des Feuillets super collants Post-it® est un excellent moyen de visualiser les avantages et les inconvénients de chaque solution potentielle.
  1. Une fois que vous avez décidé d’un plan d’action, partagez votre nouveau plan avec tous les membres de votre équipe.
  2. La mise à jour du plan initial aidera les membres de l’équipe à se concentrer sur l’avenir plutôt que de regarder en arrière.
  1. Chaque fois qu’un projet change, c’est le bon moment pour vérifier l’état d’avancement des travaux avec les membres de l’équipe.
  2. Considérez qu’il s’agit d’une opportunité de mener une analyse pour discuter de ce qui fonctionne bien et de ce qui pourrait être amélioré.
  3. Les changements inattendus font naturellement partie des projets. En suivant ces étapes, vous pouvez contourner ces obstacles en douceur et permettre à votre équipe de continuer à produire un travail de qualité.